Eventuelle Materialschlacht

Im Vorfeld einer großen Veranstaltung sagte ich einem Kunden vor ein paar Wochen halb im Scherz, vermutlich seien Events dafür verantwortlich, dass Wörter wie „Wahnsinn“ oder im Englischen „terrific“ oder „awesome“ in ihrer Bedeutung ins Gegenteil verkehrt werden und etwas außerordentlich Positives bezeichnen. Auch bei der besten Planung und unter rundum professionellen Rahmenbedingungen bringen Großveranstaltungen vor allem in der Schlussphase der Vorbereitungen offenbar fast zwangsläufig große Hektik, ein bisschen Chaos und viel, viel Arbeit mit sich – und doch sind am Ende meist alle Beteiligten geradezu euphorisch und ausgesprochen zufrieden mit dem gemeinsam erzielten Resultat. Kein Wunder angesichts der meist sehr vielen Beteiligten aus unterschiedlichen Disziplinen mit ganz verschiedenen Perspektiven sowie Teilaufgaben – und fast alle stecken trotz Zeit- und Budgetdruck jede Menge Herzblut und Fantasie in das Projekt. Es soll ja schließlich „das“ Erlebnis für die Teilnehmer sein.

Herausragende Veranstaltungen zeichnen sich durch ein Eventdesign aus, das Sinne anspricht, Interaktion fördert, eine emotionale Beziehung zwischen Mensch und Marke herstellt und eine reale sowie virtuelle Markenerfahrung in einer „sorgsam inszenierten Markenwelt“ ermöglicht, wie es beim renommierten Designportal RedDot 21 heiß. So hatten wir auch unsere Ziele für eine neue internationale Fachkonferenz definiert, für die ich in den vergangenen Monaten oft bis tief in die Nacht an der Gestaltung der Medien, Unterlagen und Dekorationsmittel arbeitete. Nach und nach entstand ein recht ansehnliches Arsenal:

  1. Grundausstattung:
    – Event-Logo mit Key Visual
    – Mehrstufige Event-Webseite mit Registrierungsfunktion
    – Brief- und E-Mail-Vorlage
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  2. Bewerbung/Marketing:
    – Banner in alternativen Formaten für das Online-Marketing
    – GIF-Animation zu den Programmhöhepunkten
    – Werbekärtchen im Scheckkartenformat
    – E-Mail-Footer-Banner für Mitarbeiter
    .
  3. Vor-Ort-Ausstattung:
    – Schilder Garderobe und Toiletten sowie Wegweiser
    – Programmflyer
    – Flaggenserie, auch für Sponsoren
    – Rückwand Empfangstisch
    – Foto-/Pressewände (Groß-Roll-ups)
    – Bühnengestaltung mit LED-Großbildschirm
    – Bedruckte Stelen für Veranstalter und Partner
    – Gebrandete Lanyards (Schlüsselanhänger für Namensschildchen)
    – Namensschildchen mit Farbschema für unterschiedliche Teilnehmergruppen
    – Event-App (via QR-Code)
    – Buffetbeschilderung Mittagessen und Erfrischungen
    – Moderatorenkarten
    – Ausstattung Sponsorenlounge
    – Menükarte Abendessen
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  4. Sonstiges:
    – Bedrucktes Give-away
    – Einheitliche PowerPoint-Vorlage
    – Rednerportraits
    – Gebrandetes Großspiel für Teilnehmer
    – Anfahrtsskizze

Insgesamt waren das bis zur jeweiligen Schlussversion Hunderte von Entwürfen und Versionen. Mal wünschte sich der Kunde eine Änderung, dann wechselte ein Sponsor, hier entschied man sich für ein anderes Format, dort versprach eine anderes Produktionsverfahren geringere Kosten. Anfangs nummeriert man die Entwürfe einfach durch, dann ergänzt man im Dateinamen zum Beispiel ein “…final” und wechselt später über zu “…final_NEU” oder “…Druck4” oder benennt um in “…final_FALSCH”. Nach vierzehn oder mehr Stunden Arbeit kann das Hirn da schon mal ins Stottern geraten.

Inzwischen sind unsere Arbeiten am Veranstaltungsdesign weitgehend abgeschlossen. Und nun? „Prepare, prepare, prepare, then pray“, hat ein Kollege aus London einmal das mühsame Veranstaltungsgeschäft zusammengefasst. Wir werden bei den weiteren Vorbereitungen unser Bestes geben, vielleicht auch tatsächlich ab und an ein Stoßgebet zum Himmel senden, aber in jedem Fall ist da auch schon die Vorfreude auf das großartige Geschafft!-Das-war’s-wert-Gefühl danach.